Perte d'un acte notarié: que faire?

Perte d'un acte notarié: que faire?

Pour répondre à cette question, il faut tout d’abord définir le rôle du notaire et ainsi que l’acte notarié

Le rôle du notaire

Le notaire est un officier public, nommé par le Roi. Il exerce cette fonction publique dans le cadre d’une profession libérale. Il appartient donc à la fois au monde public et au monde privé. Ainsi, il exerce un pouvoir public en établissant des actes authentiques qui ont la force d’un jugement mais, il donne aussi des conseils et tente d’éviter les conflits.

L’acte notarié

L’acte notarié, parfois appelé acte notarial, est un acte juridique solennel établi et signé par un notaire à la demande du comparant ou des comparants. De par sa nature d’officier public, le notaire, en respectant certaines formes et normes, lui confère le caractère d’authenticité d’un acte de l’autorité publique : on parle alors d’acte authentique. L’acte fait foi – jusqu’à inscription de faux – de son contenu constaté par le notaire, vaut titre exécutoire et assure la date de sa passation.

L’original des actes que le notaire reçoit est appelé « la minute », les copies certifiées conformes données aux parties sont « les grosses » ou « expéditions », suivant le cas.

Conservation d’actes notariés

Le notaire est tenu de garder minute de tous les actes qu’ils passent. Il ne pourra remettre que des copies aux personnes concernées.

Tout notaire est tenu de conserver pendant 75 ans tous les actes qu’il a passés, ainsi que tous les actes passés par ses prédécesseurs au sein de la même étude. Après ce délai, il a l’obligation de les déposer aux archives générales du Royaume.

Bureau Sécurité juridique

Depuis le 1er mai 2018, les bureaux des hypothèques et de l’enregistrement sont intégrés dans le bureau Sécurité juridique. Les compétences de ces anciens bureaux restent inchangées et sont désormais regroupées au sein d’un seul point de contact. Ce bureau de Sécurité juridique est un endroit où l’on peut normalement retrouver tous les renseignements et une copie de l’acte notarial recherché.

Comme expliqué, l’original de l’acte authentique est conservé chez le notaire qui a passé l’acte. Si le nom du notaire n’est pas connu, il est conseillé de s’adresser au bureau d’enregistrement de la commune où se trouve le bien. Le bureau détient une copie de l’acte et pourra retrouver le notaire qui a passé l’acte.

Même si le notaire qui a passé l’acte est décédé, l’information est importante puisque le successeur de ce notaire doit avoir conservé les minutes de son prédécesseur.

Si vos recherches vous indiquent que l’acte a été passé devant deux notaires, nous vous conseillons de consulter les successeurs des deux notaires, un seul d’entre-eux aura conservé la minute. Dans ce cas, c’est le Cadre réglementaire général relatif aux règles de la pratique notariale qui précise le notaire devant conserver le document.

Une autre façon de résoudre le problème exposé, est la recherche des copies certifiées conformes (expéditions). Les expéditions de tous les actes relatifs aux ventes d’immeubles sont entièrement retranscrites aux bureaux des hypothèques.

Les bureaux d’enregistrement et d’hypothèques étant maintenant intégrés au bureau Sécurité juridique, il est alors possible d’obtenir des renseignements concernant le notaire qui a passé l’acte notarié ainsi qu’une copie de la retranscription.

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