Le Sillon Belge à Libramont: plusieurs semaines de préparatifs… avant quatre jours d’apothéose avec nos lecteurs

Dans quelques jours seulement, la grand-messe du monde agricole ouvrira ses portes. Du 25 au 28 juillet, plus de 200.000 personnes arpenteront les travées du champ de foire. Mais pour les exposants, le travail commence bien avant… et ne s’arrête pas une fois le dernier visiteur parti.

Un rendez-vous à ne pas rater

Un événement tel que celui-ci se prépare, en effet, plusieurs mois auparavant. « Chaque potentiel exposant doit décider s’il participe ou non à la Foire », éclaire Franck Baudry. Pour les Éditions Rurales, qui éditent Le Sillon Belge et Landbouwleven, la question ne se pose plus. Impossible de faire l’impasse sur un tel rendez-vous qui permet, entre autres, d’être à l’écoute d’une grande partie de nos lecteurs.

« Il convient ensuite de choisir son emplacement. La tâche est plus aisée si l’on connaît déjà les lieux ; l’idéal étant d’être installé dans un endroit de passage et à proximité de diverses activités. Le but : accueillir un maximum de visiteurs. »

Comme de coutume, votre journal vous attendra à l’emplacement 32.02. « Celui-ci nous est réservé d’année en année. C’est un repère pour nos lecteurs… Mais nous ne sommes pas à l’abri que les organisateurs décident, un jour, de nous installer ailleurs. »

Être prêt pour le jour « J »

Dans un deuxième temps, l’organisation du stand à proprement parler occupe les esprits. « Nous travaillons avec une agence spécialisée, qui possède l’expérience requise en la matière. Sur base de nos souhaits, s’ensuit une discussion en vue d’arriver au stand qui correspond à nos attentes. »

Le standiste lui-même doit tenir compte de la surface disponible, de l’installation d’une réserve où sont stockés les boissons et journaux qui seront distribués durant la Foire, de l’emplacement des frigos, d’une issue de secours, des arrivées d’eau et d’électricité… « Entre le croquis de départ et le résultat final, les échanges de mails et appels téléphoniques sont nombreux. Toutefois, des automatismes se sont mis en place au fil des ans, ce qui fluidifie les échanges. Il est toujours plus difficile d’organiser sa première foire… », se remémore Franck Baudry.

Certains éléments sont également réutilisés de foire en foire, dans un esprit de durabilité, à la fois économique et écologique. D’autres viennent s’ajouter, comme les panneaux dédiés à notre exposition photo (lire par ailleurs) et doivent s’intégrer parfaitement dans un espace limité.

Et de conclure : « Façonner le plan du stand est ce qui prend le plus de temps. Mais c’est une étape essentielle pour accueillir au mieux nos lecteurs et clients ».

Les deux phases suivantes se déroulent en parallèle et mêlent marketing et ressources humaines. D’une part, en amont du rendez-vous libramontois, il convient de prévoir toutes les communications relatives à notre présence sur place. Cela se fait via le journal, les réseaux sociaux, les newsletters… « Sans oublier notre traditionnel concours, permettant de remporter des entrées pour la Foire » (à retrouver dans la présente édition). Une commande de journaux est aussi passée auprès de l’imprimerie, afin de les distribuer sur le champ de foire.

D’autre part, un accueil correct requiert le personnel nécessaire. « Depuis plusieurs années, notre hôtesse Lieve nous accompagne à Libramont, à Agribex mais aussi aux Journées de la mécanisation d’Oudenaarde. Durant quatre jours, elle prend en charge toutes les questions relatives aux abonnements au Sillon Belge et à Landbouwleven. »

Quelques étudiants sont également présents sur le stand. Ils assurent le service, la distribution des journaux… « Nous travaillons avec une agence d’intérim, dans le but d’engager des étudiants libramontois. Nous souhaitons soutenir, à notre échelle, l’économie locale. »

« Il convient encore de faire les commandes nécessaires de boissons qui seront offertes à nos abonnés. Fort heureusement, à Libramont, nous pouvons adapter nos besoins au jour le jour, en fonction de la météo et de l’affluence attendue. »

Quatre jours intenses

Enfin, débute la Foire… Ou plutôt, quelques jours avant son ouverture, la mise en place du stand. Le standiste assure l’assemblage du plancher, le montage de la tente, l’installation du mobilier (comptoir d’accueil, tables et chaises…)… « La veille, nous réglons les derniers détails : vérifier que tout est en ordre, allumer les frigos, ôter les protections du mobilier, vérifier les alimentations en eau et électricité, placer nos visuels… Il est important d’être présent un jour plus tôt, pour ne pas avoir de mauvaise surprise le jour J », détaille Franck Baudry.

Tout au long de la Foire, le régime ne faiblit pas. Servir les boissons et débarrasser les tables, distribuer des journaux, accueillir les abonnées, répondre aux questions, présenter les diverses plateformes que sont rula.be ou jobbo.be… Les journées sont bien remplies pour les étudiants recrutés pour l’occasion, de même que pour Lieve, qui accueille les abonnés par dizaines.

Et des imprévus peuvent toujours se produire. « Je m’efforce d’être dans l’anticipation… En cas de forte chaleur, par exemple, nous mettons une seconde pompe à bière en service au cas où la première venait à surchauffer », enchaîne-t-il.

Cette anticipation se retrouve également dans les commandes effectuées chaque soir auprès du brasseur. « Une hausse des températures implique d’augmenter le stock d’eau, par exemple. »

Une fois les visiteurs partis, le stand ferme ses portes et se refait une beauté. Passage de l’aspirateur, remise en place du mobilier, vaisselle… Tout doit être prêt pour une nouvelle journée de foire. « Le lendemain matin, on met en route la machine à café et la journée démarre ! »

Une fois les portes de la Foire refermées

« La Foire doit être vue comme une grande enquête. Elle nous offre un contact direct avec nos lecteurs, qui peuvent nous faire part de leurs attentes, éventuels problèmes de distribution… ou renouveler leur abonnement. Mais comme toutes les bonnes choses, elle a une fin. »

Une fois les portes de la Foire refermées pour un an, le stand est, en effet, rangé pour être démonté dès le lendemain. « Chacun doit pouvoir retrouver ce qu’il doit reprendre. D’un côté, s’organise le matériel du brasseur. De l’autre, se trouve ce que le standiste doit récupérer. Notre propre matériel prend place en un troisième endroit, pour être rapatrié chez nous après inventaire. »

« La Foire, ce n’est pas uniquement quatre jours. Pour tous les exposants, il y a un important travail en amont et en aval, pour proposer la meilleure expérience aux visiteurs. » Et une fois Libramont derrière nous, la machine se remet en marche en vue des Journées de la mécanisation d’Oudenaarde, en septembre, et d’Agribex, début décembre.

Jérémy Vandegoor